こんにちは！

いよいよ、令和4年1月から適用が開始される電子取引をした際の帳簿の保存について解説いきます。

印刷保存が不可になるメール添付の請求書データ等については、本ブログの8月1日をご覧ください。

電子取引とは

既にご存じの方も多いとは思いますが、

「書類のやりとりをネット上で行う」

ということです！

保存義務

取引に関して注文書や領収書などの書類の写しの保存が、所得税及び法人税法によって義務付けられています！

具体的には次のようなデータの授受が含まれます。

• インターネットのHPからダウンロードした書類データ
• クレジットカードの利用明細やICカードの支払いデータ
• EDIシステムを利用したデータ
• DVDなどの記録媒体を介した請求書などのデータ　等々

電磁的記録の保存を行う場合の要件

電子取引の取引情報を電磁的記録により保存するにあたって、要件を満たす必要があります。

• 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付け
• 見読可能装置の備え付けなど
• 検索機能の確保
• タイムスタンプが付された後の授受
• 原則、速やかにタイムスタンプを付す
• データの定性削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは定性削除ができないシステムを利用
• 定性削除の防止に関する事務処理規程の備え付け

なお、事務処理規程や索引簿は、国税庁のサイトからひな型をダウンロードすることができます。

データ保存について

ケースを例示してみていきます！

取引先が利用しているクラウドサービスを用いた請求書などの授受

訂正削除の記録が残るシステムまたは訂正削除ができないクラウドサービスを利用している場合は問題ありません。

しかし、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合、当該データに一定のタイムスタンプが付与されていないときは受領者側でタイムスタンプを付与するか、一定の事務処理規程に基づく適切なデータ管理が求められます。

加えて、対象となるデータは、原則検索可能な状態での保存が求められる点にもご留意ください！

取引先からの電子メールによる請求書などの授受

データはハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウドサービスなどに記録・保存します。この場合も先程申し上げたような要件が必要です。なお、添付ファイルによる電子メールでの授受は、当該添付ファイルのみの保存で問題ありません。

まとめ

いかがでしたか？

もうすぐ始まる電子取引保存法。

遅れないようにチェックしておきましょう！